提高效率的方法

一、准备就绪:

   为了获得成功,一个人必须具备这样的素质:拥有明确的目标,知道自己想要得到什么,同时有实现一目标的强烈愿望。                        ——拿破仑.希尔

 

    成功的一个重要法则就是:将想法付诸笔端。

只有区区3%的成年人有自己明确的目标,并且以书面方法将目标表达出来。和那些教育程度、工作能力与之相当、甚至比他们更高一筹的人相比,前者取得的成就常常是后者的5—10倍。导致这种差异的原因何在?问题就出在,大多数人出于各种原因,不愿意花费一丁点儿时间,将他们想要获得的东西写下来。

通过坚持实施简单易行的七个步骤,短短几年,甚至几个月的时间里,会有很大进步:

第一步:确定自己究竟想要什么。

    最糟糕的时间使用方法:将毫无意义的事情做理十分圆满。

期蒂芬.柯维曾经说过这样一句话:“在你开始攀登成功的阶梯之前,首先要确定它有没有搭错地方。

第二步:将自己的目标写下来。

    没有以书面形式描述出来的目标将是模糊的、混乱的,它最终会使你迷失方向,甚至造成不计其数的错误。

第三步:为自己的目标设定一个最后期限。

第四步:将实现目标要做的所有事情列出来。

第五步:整理这份清单,使之变成一份可实施的计划。

    花上几分钟时间,考虑一下哪件事情更重要,那些情情可以推后一点,以及先做什么,后做什么,根据轻重缓急来安排处理事情的顺序。

第六步:根据自己制定的计划立即采取行动。

第七步:每天做一些能够接近自己目标的事情。

奋勇向前!一旦开始行动,就要努力保持积极的状态,而不要半途而废。仅仅凭借这种决心和自律精神,你就能成为同辈中工作高效、事业成功的精英。

每天温习一遍为自己制定的目标。每天早晨开始工作时,先着手处理那些最重要的工作—-这样做有助于你实现最重要的目标。

二、精心计划每一天

    计划就是把未来变成现在,这样你现在就可以未雨绸缪。

                                     —–艾伦.拉肯

 

    你一定听说这样一个老掉牙的问题:“怎么才能吃掉一头大象?”答案当然是:“一口一口地吃!”

    也就是说,当我们面对一个工作或任务时,首先要将事情分解成一个个具体的步骤,然后从第一步开始着手。

    无论做什么,都先列出一份清单,每当想起一件新的工作,着手之前先把它加到清单上,如果你坚持这么做,那么一开始你的工作效率就能提高25%,甚至更多。

    你需要为不同的目标制定不同的计划。首先,你应该制作一张总表,在这份表上将自己能够想到的、憧憬和期望的每一件事都写下来。只有这样,你才能记下脑海中闪现的每一个念头,以及要面对的每一项任务或责任。之后,你可以对这份总表分门别类地进行整理。

    个人工作效率中最重要的法则是10/90定律:工作前花10%的时间于制定计划,在工作过程中将节约90%的时间。只需要尝试一次,你就能证明它是否有效。

三、随时应用80/20法则

只要合理使用,我们永远有充足的时间。

                            —约翰.沃尔夫冈

 

    80/20法则是时间管理和人生规划中最重要的概念之一。它是由意大利著名经济学家维尔弗雷德.帕累托发现的。帕累托注意到,社会上的人似乎很自然地分为两大类,一类被他称为“举足轻重的少数人”,另外一类则是“无足轻重的多数人。”前者是金钱和地位方面声名显赫,约占总人数的20%,后者生活在社会底层,约占80%。

    如果你手边有20%重要的工作,就决不要先去做那80%微不足道的事情。

    开始工作前,不妨先问问自己:“这个任务是属于那20%的高价值部分呢,还是属于剩下的80%的低价值部分?”

    做事有方的人总是先处理那些最重要的事情。无论多少困难,他们都会强迫自己吃掉那只青蛙。结果,他们总卓尔不群,遥遥领先于一般人,他们比芸芸众生更快乐。这也应该成为你工作和生活的方式。

四、三思而后行

人的伟大与成就,依其将力量投注于某特定方向的程度而定。

                            —-奥里森.斯韦特.马登

哈佛大学的爱德华.班菲尔德博士经过50余年的研究,得出这样一个结论:“是否具有“长期远景”,是准确判断美国社会和经济发展程度与水平的一个最为精确的指标。

    成功人士对自己的未来都有一个清晰的打算,他们能够设想未来5年、10年甚至20年的情景。所以,他们总是对自己当前的选择与行为做细致的分析,以确保它们与自己的长远目标协调一致。

    成功者往往是那些愿意推迟享受、在短期内做出牺牲的人。从长远的角度来看,他们能够获得丰厚的回报。相反,失败的人往往只看到眼前利益,追求短暂的满足,而很少顾及未来。

    一位成功的励志家演说家,曾经说过一句著名的话:“失败者只想缓解自己的压力,成功者则致力于实现个人目标。”比如:每天清晨早早去公司上班,定期阅读图书杂志,了解自己从事领域的最新动态,参加各种培训班以提高自己的工作技能,以及专注于能够体现个人价值的重要工作。相反,最后一分钟才走进办公室,上班时间看报纸、喝咖啡、与同事聊天…..这些行为也许能给人带来短暂的快乐,但是从长远来看,却会令职位长期不变,工作业绩平平,久而久之,你整个人就会产生一种挫折感。

五、使用ABCDE法。

成功的首要法则是专心致志,就是把所有的精力集中在一点上,然后径直向目标挺进,既不向左看,也不向右看。

               ――――威廉.马修斯

ABCDE法是一种极为有效的设置优先事件的方法,这种方法每天都可以使用。它极为简单,却非常有效。依靠这种方法,你能成为所在领域内最能干,最高效的人。简单易行是这一方法的显著特点:

    先在纸上列出你第二天要做的所有事情,确保自己能够随时看到它们。

    然后,在开始采取行动之前,在每一项前面分别标上A、B、C、D、E。标有A的项目是非常重要的事情,你必须迅速地完成它。如果这样的事不止一项,那么,你应该分别用A1、A2、A3这样的符号来区分它们。任务A1是你要立刻吃掉的最大、最丑陋的那只青蛙。

    标有B的项目是你应该做的事情,但是这些事情的后果并不十分严重。

    标有C的项目是做起来轻松愉快、地位却无足轻重的事情。

    标有D的项目可以委派给别人做的事情。

    标有E的项目是完全可以取消不做的事情

六、专注于最重要的工作。

一个人向着目标全力以赴的过程,就是他解决问题的能力成倍增长的过程。                                                        ――――皮尔

       一旦确定了自己的主要职责范围,接下来,你就该对自己的优势和劣势进行分析了。你的强项是什么?弱项又是什么?你擅长哪些方面的工作?哪些方面你比较薄弱?

你工作中最薄弱的那个环节,决定了你发挥自己能力的最大限度。

    在工作中造成拖沓和失误的主要原因是,人们总是避免去做那些自己并不擅长的工作。面对困难,他们不是想方设法提高自己解决问题的能力,而是干脆采取逃避政策,结果只能是雪上加霜。

    与此相反的是,你在某一领域内做得越出色,你的干劲儿就越足,决心就越大,克服拖沓、迅速完成任务的能力也就越强。

不过你无须担忧,任何工作技能都是可以通过学习不掌握的。如果别人能够在某一领域内表现出色,那就证明你也一定能够做到,只要你有这个决心。

    克服拖沓、迅速完成任务的一个最好办法,就是成为在工作上数一数二的人物。在你的人生目标中,这是一个应该受到特别重视的部分。  

七、效率是被逼出来的

全神贯注的确切含义就是,把全部注意力集中在一件事情上的能力。                                                             ——科马尔

“你永远没有足够的时间做完所有的事情,但是你总是有足够的时间去做最重要的事情。”

为了让自己的精力总能集中在日程表里最重要的项目上,你可以经常思考这样三个问题。

    第一个问题是:“对我而言,什么是最有价值的事情?”

    第二个问题是:“什么事情只能由我来做,而且这件事关系重大?”

    第三个问题是:“此时此刻,怎样才能最有效地利用我的时间?”也就是说:“这一刻,我最大的青蛙是什么?”这是时间安排方面最重要的一个问题,想要克服拖沓、提高自己的工作效率,你必须认真思考这个问题。

    只做最重要的事情,决不做不重要的事情。歌德曾经说过:“最重要的事情永远不能向最不重要的事做出让步。”

    对以上三个问题的回答越准确,你就越容易确定优先事件,进而避免拖沓,集中精力迅速处理那些最重要的工作。

八、做好准备工作

无论你的能力有多大,你永远有更多更好的潜力可待发掘。

                                   —-詹姆斯

       克服拖沓、提高做事效率最好的方法,就是在开始做事之前,把一切都准备就绪。如果准备得很充分,你就像弦上之箭,蓄势待发。办需要一点点动力,你就可以迅速着手处理最重要的工作了。

    首先,你可以清理一下办公桌,使桌面上只摆放和你需要最先完全的任务有关的东西。如果有必要的话,你可以把所有可能用到的东西都放在地板上,或者放在你身后的桌子上。把与工作相关的所有文件,如信息、报告、资料等,全部收集在一起,然后,把它们统统放在你身边,这样,在整个工作过程中,用不着站起来,或者走很远,你就能拿到自己所需要的东西。

    办事效率最高的人不惜花费时间,为自己打造一个合适的办公环境,从而把把工作变成一种享受。在开始工作之前,你的桌面和房间越干净、越整齐,你的心情就越愉快,处理复杂事务的动力也越充足。

    当一切准备就绪、你坐下来开始工作的时候,一定要表现出效率很高的样子。挺直腰杆,上身向前倾,后背离开椅子的靠背。从心底里把自己看成一个能干、高效、表现出色的人。

九、认真完成家庭作业

无论你从事什么样的工作,提供比预期更多、更好的服务,都是确保自己获得成功的惟一方法。

                                  —-奥格.曼迪诺

    正如得教练帕特.赖利所说:“不进步就意味着退步。”

    在所有关于时间安排的技巧中,最重要的一条就是:“在自己的领域内精益求精。个人生活方面的完善和工作技能的改进,是节约时间最有效的方法之一。

    在任何一个领域,是想获得成功,不断学习都是最起码的要求。

    每天至少要花一小时进行阅读,以了解业内最新动态。每天早一点起床,用多出来的时间浏览相关的文件或书籍,这样有助于你获得提高工作质量与效率的有益信息。

    参加那些提高自己工作技能有帮助的各种课程或者讲座。参加业内的研讨会和业务会议,更不要错过高水平的培训和讲习。坐在前排并认真做笔记。

    最后,别忘了在开车时收听那些录音带上的内容。

    学识越渊博,你就越自信,对自己的工作就越有把握。同样,你做得越多,任务完成得越出色,你的能力也就越强。


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